tugas perilaku organisasi usur -unsur komunikasi dan aspek- aspek komunikasi efektif

Pengertian komunikasi

Secara  etimologis  komunikasi  berasal  dari  bahasa  Latin  yaitu cum,  sebuah  kata  depan  yang  artinya  dengan,  atau  bersama dengan, dan kata units, sebuah kata bilangan yang berarti satu. Dua  kata  tersebut  membentuk  kata  Benda  communio,  yang dalam bahasa  Inggris disebut  dengan  communion, yang berarti kebersamaan,   persatuan,   persekutuan   gabungan,  pergaulan, atau hubungan. Karena untuk bercommunio  diperlukan  adanya usaha dan kerja, maka kata itu dibuat  kata kerja  communicate yang   berarti   membagi   sesuatu   dengan   sese   orang,   tukar menukar, membicarakan sesuatu dengan orang, memberitahukan sesuatu kepada seseorang, bercakap-cakap, bertukar pikiran, berhubungan, berteman. Jadi, komunikasi berarti pemberitahuan pembicaraan,  percakapan,   pertukaran   pikiran  atau  hubungan.(Hardjana, 2003).Longman  Dictionary   of  Contemporary   English   memberikan definisi   kata   communicate   sebagai   upaya   untuk   membuat pendapat, mengatakan perasaan, menyampaikan informasi dan sebagainya  agar  diketahui  atau  dipahami  oleh  orang  lain  (to make opinions, feelings, information  etc, known or understood by others) Arti lain yang juga dikemukakan  dalam kamus tersebut adalah berbagi   (to   share)   atau   bertukar   (to   exchange)   pendapat, perasaan, informasi dan sebagainya.  Sedangkan  communication diartikan sebagai tindakan atau proses berkomunikasi (the act or process of communicating).Dennis Murphy dalam bukunya Better Business Communication, sebagaimana   dikutip   oleh   Drs.   Ig  Wursanto   (1994)   dalam bukunya  Etika  Komunikasi  Kantor,  mengatakan: "Communication   is  the  whole  process  used  to  reach  other minds"  (komunikasi  adalah  seluruh  proses  yang  dipergunakan untuk mencapai pikiran-pikiran  orang lain). Sedangkan menurut Harwood,  "Communication  is  more  technically  defined  as  a process for conduction the memories" (komunikasi didefinisikan secara lebih teknis sebagai  suatu proses untuk membangkitkan kembali ingatan-ingatan).Komunikasi telah didefinisikan sebagai usaha penyampaian pesan antar manusia, sehingga untuk terjadinya proses komunikasi minimal terdiri dari 3 unsur yaitu:

1. Pengirim pesan (komunikator).
2. Penerima pesan (komunikan).
3. Pesan itu sendiri.

Awal tahun 1960-an, David K. Berlo membuat formula komunikasi yang lebih sederhana yang dikenal dengan ”SMCR”, yaitu: Source (pengirim), Message (pesan), Channel (saluran-media) dan Receiver (penerima).

Komunikator

Pengirim pesan (komunikator) adalah manusia berakal budi yang berinisiatif menyampaikan pesan untuk mewujudkan motif komunikasinya.

Komunikator dapat dilihat dari jumlahnya terdiri dari:

1. Satu orang.
2. Banyak orang dalam pengertian lebih dari satu orang.
3. Massa.

Berikut  ini  adalah  beberapa  hal  yang  merupakan  tanggung jawab utama dari seorang komunikator/sender/pengirim  :

a.  mengirim pesan dengan jelas;

b.  memilih    channel/saluran/media     yang    cocok     untuk mengirim pesan; dan

c.  meminta  kejelasan  bahwa  pesan  telah  diterima  dengan baik.

Untuk itu, komunikator dalam menyampaikan pesan/informasi/berita harus memperhatikan dengan siapa dia berkomunikasi, apa yang akan dia sampaikan, dan bagaimana cara menyampaikannya. Dalam menyampaikan pesan, komunikator   harus   menyesuaikan   dengan   tingkat pengetahuan pihak yang menerima.Adapun pesan/informasi/berita  yang dikirim dapat berbentuk perintah/instruksi,   saran,   usul,   permintaan,   pengumuman, berita duka dan lain sebagainya.

Komunikan

Komunikan (penerima pesan) adalah manusia yang berakal budi, kepada siapa pesan komunikator ditujukan.Peran antara komunikator dan komunikan bersifat dinamis, saling bergantian. Komunikan/penerima  adalah partner/rekan  dari komunikator dalam  komunikasi.   Sesuai   dengan   namanya   ia  berperan sebagai penerima berita. Dalam komunikasi,  peran pengirim dan penerima selalu bergantian sepanjang pembicaraan. Penerima   mungkin   mendengarkan   pembicara   atau menuliskan   teks   atau   mengintepretasikan    pesan   dengan berbagai cara.

Tanggungjawab penerima pesan adalah:

a.  berkonsentrasi  pada  pesan  untuk  mengerti  dengan  baik dan benar akan pesan yang diterima;

b.  memberikan     umpan     balik     pada     pengirim     untuk memastikan  pembicara/pengirim  bahwa  pesan  telah diterima dan dimengerti (ini sangat penting terutama pada pesan yang dikirimkan secara lisan).

Dengan  diterimanya  umpan  balik  dari  pihak  komunikan, maka akan terjadi komunikasi dua arah (two-way traffic atau two-way flow of communication).Apabila antara pengirim berita dengan penerima berita mempunyai pengalaman yang sama, maka komunikasi dapat berjalan dengan lancar.

Pesan

Pesan bersifat abstrak. Pesan dapat bersifat konkret maka dapat berupa suara, mimik, gerak-gerik, bahasa lisan, dan bahasa tulisan.

Pesan bersifat verbal (verbal communication) antara lain:

1. Oral (komunikasi yang dijalin secara lisan).
2. Written (komunikasi yang dijalin secara tulisan).

Pesan bersifat non verbal (non verbal communication) yaitu:

1. Gestural communication (menggunakan sandi-sandi -> bidang kerahasiaan)

Saluran Komunikasi dan Media Komunikasi

Saluran komunikasi merupakan alat yang digunakan untuk memindahkan pesan dari sumber kepada penerima.

Terdapat dua cara:

1. Non mediated communication (face to face), secara langsung.
2. Dengan media.

 Channel/saluran/media

Channel adalah saluran atau jalan yang dilalui oleh isi pernyataan komunikator kepada komunikan. Atau jalan yang dilalui feedback komunikan  kepada komunikator  yang digunakan oleh pengirim pesan. Pesan dapat berupa kata-kata atau tulisan, tiruan, gambaran atau perantara lain yang dapat digunakan untuk mengirim melalui berbagai channel yang berbeda seperti telepon, televisi, fax, photocopy, hand signal, E-Mail, sandi morse, semaphore, SMS dan sebagainya. Pemilihan channel dalam proses komunikasi tergantung pada sifat berita yang akan disampaikan (Wursanto 1994). Ada tiga macam bentuk berita:

a.  Berita  yang  bersifat  Audible,  yaitu  berita  yang  dapat didengar, baik secara langsung maupun tidak langsung (sarana telepon, radio, lonceng, sirene);

b.  Berita yang bersifat Visual, yaitu berita yang dapat dilihat, yang   berbentuk   tulisan,   gambar-gambar,   poster   serta tanda-tanda seperti sinar lampu, bendera;

c.  Berita yang bersifat Audio-visual  yaitu berita yang dapat didengar dan dilihat, baik melalui televisi, film, pameran, maupun kesenian.

Dalam praktek komunikasi, channel/media tidak selalu diperlukan oleh komunikator. Artinya komunikasi dapat dilakukan secara langsung tanpa medium, di mana isi pesan komunikator sampai kepada komunikan tanpa melalui media dan feedback dari komunikan kepada komunikator juga tidak melalui media. Proses komunikasi seperti ini disebut sebagai komunikasi langsung atau face to face/direct communication.Ada beberapa  ciri komunikasi face to face, atau komunikasi yang menggunakan saluran antar pribadi, yaitu:

1) arus pesan yang cenderung dua arah;

2) konteks komunikasinya tatap muka;

3) tingkat umpan balik yang terjadi tinggi;

4) kemampuan    mengatasi    tingkat    selektivitas    terutama(selective exposure) tinggi;

5) kecepatan jangkauan terhadap audience yang besar relatif lambat;

6) efek yang mungkin terjadi ialah perubahan sikap.

(Liliweri,1991)

Efek Komunikasi

Efek komunikasi diartikan sebagai pengaruh yang ditimbulkan pesan komunikator dalam diri komunikannya.

Terdapat tiga tataran pengaruh dalam diri komunikan:

1. Kognitif (seseorang menjadi tahu sesuatu).
2. Afektif (sikap seseorang terbentuk).
3. Konatif (tingkah laku, hal yang membuat seseorang bertindak melakukan sesuatu).

Umpan Balik

Umpan balik dapat dimaknai sebagai jawaban komunikan atas pesan komunikator yang disampaikan kepadanya. Pada komunikasi yang dinamis, komunikator dan komunikan terus-menerus saling bertukar peran.

Aspek komunikasi efektif

  Aspek - Aspek Komunikasi yang Efektif
Sedikitnya ada lima aspek yang harus dipahami dalam membangun komunikasi yang efektif , yaitu :

Kejelasan ( clarity ) .

 Bahasa maupun informasi yang disampaikan harus jelas . Kapan kita menggunakan kata ini , anu , dan sejenisnya , maka akan menyebabkan ketidakjelasan terkait dengan pesan yang disampaikan . Hal ini akan menyebabkan munculnya salah tafsir , salah persepsi , dan sebagainya . Kejelasan   (Clarity)   bahasa    maupun   informasi    yang disampaikan  harus  jelas. Dalam  kehidupan  kita sehari-hari, seringkali kita mendengar ucapan-ucapan seperti ini: "Masalahnya   ininya   belum   dianukan".   Apa   ini   dan   di apakan?   Akan   lebih   mudah  dipahami   maknanya   bila, misalnya, kata ini diganti buku dan kata anu diganti bagi. Jadi kalimat     itu     berbunyi:     Masalahnya,     bukunya     belum dibagikan

Ketepatan ( accuracy ) .

 Bahasa dan informasi yang disampaikan harus benar - benar akurat dan tepat . Bahasa yang digunakan harus sesuai dan informasi yang disampaikan harus benar . Artinya sesuai dengan apa yang sesungguhnya ingin disampaikan . Bisa saja informasi yang ingin kita sampaikan belum tentu kebenarannya , tetapi apa yang kita sampaikan benar - benar apa yang memang kita ketahui . Inilah yang dimaksud akurat di sini .Ketepatan    (accuracy):   bahasa    dan    informasi    yang disampaikan harus betul-betul akurat alias tepat. Bahasa yang digunakan  harus  sesuai  dan  informasi  yang  disampaikan harus benar. Benar ini artinya sesuai dengan apa yang sesungguhnya  ingin  disampaikan.  Bisa  saja informasi  yang ingin  kita  sampaikan  belum  tentu  kebenarannya,  tetapi  apa yang  kita  sampaikan  benar-benar  apa  yang  memang  kita ketahui. Inilah yang dimaksud akurasi di sini.

Konteks ( CONTEX ) .

Bahasa dan informasi yang disampaikan harus sesuai dengan kondisi dan lingkungan di mana komunikasi itu terjadi . Bisa saja kita menggunakan bahasa dan informasi yang jelas dan tepat , tetapi karena konteksnya tidak tepat maka reaksi yang kita terima tidak sesuai dengan yang diharapkan . Konteks (contex): bahasa dan informasi yang disampaikan harus sesuai dengan keadaan dan lingkungan di mana komunikasi  itu terjadi.  Bisa  saja kita  menggunakan  bahasa dan informasi yang jelas dan tepat tetapi karena konteksnya tidak tepat, reaksi yang kita peroleh tidak sesuai dengan yang diharapkan. Contohnya, sepulang kerja seorang suami berkata kepada istrinya: "Dindaku, tolong kanda berikan segelas air nan jernih, kanda haus sekali." Dari segi kejelasan dan keakuratan bahasa dan informasi tidak ada masalah. Tetapi konteksnya  tidak  tepat,  sehingga  mungkin  sang  istri  tidak segera  mengambil  air  melainkan  bertanya  tentang  keadaan sang suami.

Alur ( flow ) .

Keruntutan alur bahasa dan informasi akan sangat penting dalam menjalin komunikasi yang efektif . Sewaktu kita meminjam uang misalnya , kita cenderung mengajukan kesulitan - kesulitan kita sebelum kita menyampaikan maksud kita untuk meminjam uang . Mungkin begitu juga pada saat kita pertama kali menyampaikan perasaan jatuh cinta pada seseorang . Alur  (flow):  keruntutan  alur  bahasa  dan  informasi  akan sangat   berarti   dalam   menjalin   komunikasi   yang   efektif. Sewaktu kita meminjam uang, misalnya, kita cenderung mengemukakan  kesulitan-kesulitan  kita terlebih  dahulu sebelum  kita  menyampaikan  maksud  kita untuk  meminjam uang. Mungkin begitu juga pada saat kita pertama kali menyampaikan perasaan jatuh cinta pada seseorang.

Budaya ( culture ) .

Aspek ini tidak saja menyangkut bahasa dan informasi , tetapi juga tatakrama atau etika . Bersalaman dengan satu tangan untuk orang sunda mungkin terkesan kurang sopan , tetapi untuk etnis lain mungkin suatu hal yang biasa.Budaya (Culture) aspek ini tidak saja menyangkut bahasa dan informasi,  tetapi juga tatakrama atau etika. Bersalaman dengan satu tangan bagi orang Sunda  mungkin terkesan  rada kurang sopan, tetapi bagi etnis lain mungkin suatu hal yang biasa.Kata “Juancu” bagi arek-arek Suroboyo merupakan kata yang lumrah  didengar  dan dapat diterima. Tetapi bagi wong Solo atau Jogja, mungkin risih mendengar kata itu.

Ketika kelima aspek tersebut di atas dapat terpenuhi dalam proses komunikasi , maka proses komunikasi yang efektif dapat terlaksana dengan baik selain juga dipengaruhi oleh faktor - faktor manusianya .

Studi kasus

Di sebuah hotel berbintang 5 di kota jakarta,di bagian f&b deparment khususnya main kitchen sering terjadi miss komunikasi antar section atau pun sesama staff di main kitchen hal ini sering menimbulkan masalah dan menimbulkan kerugian bagi hotel tersebut. informasi yang bersumber dari executif chef sering terjadi perubahan dan menjadikan banyak tafsir dari karyawan yang mendengarkan informasi tersebut.

Solusi

Pertama kita mencoban menganalisis apa yang menyebabkan terjadi miss komunikasi dari informasi yang kita berikan apakah pesan kita,sertelah menemukannya kita mencoba menggantinya dengan cara yang lebih baik.sebagai contoh kita bisa mengganti pesan dengan menggunakan media tertulis untuk menghindari terjadinya perubahan pesan lalu menggunakan bahasa yang sederhana,singkat dan jelas yang mudah di menggerti oleh staff.penyampaian pesan harus memmperhatikan unsur –usur komunukasi dan aspek aspek komunikasi efektif sehingga pesan kita itu menjadi besan yang efektif