Pengertian Orientasi
Orientasi berarti penyediaan informasi dasar berkenaan dengan perusahaan bagi pegawai baru, yaitu informasi yang mereka perlukan untuk melaksanakan pekerjaan secara memuaskan. Informasi dasar ini mencakup fakta-fakta seperti jam kerja, cara memperoleh kartu pengenal, cara pembayaran gaji dan orang-orang yang akan bekerja sama dengannya. Orientasi pada dasarnya merupakan salah satu komponen proses sosialisasi pegawai baru, yaitu suatu proses penanaman sikap, standar, nilai, dan pola perilaku yang berlaku dalam perusahaan kepada pegawai baru.
Orientasi berarti penyediaan informasi dasar berkenaan dengan perusahaan bagi pegawai baru, yaitu informasi yang mereka perlukan untuk melaksanakan pekerjaan secara memuaskan. Informasi dasar ini mencakup fakta-fakta seperti jam kerja, cara memperoleh kartu pengenal, cara pembayaran gaji dan orang-orang yang akan bekerja sama dengannya. Orientasi pada dasarnya merupakan salah satu komponen proses sosialisasi pegawai baru, yaitu suatu proses penanaman sikap, standar, nilai, dan pola perilaku yang berlaku dalam perusahaan kepada pegawai baru.
Orientasi adalah program yang dirancang untuk menolong karyawan
baru (yang lulus seleksi) mengenal pekerjaan dan perusahaan tempatnya bekerja.
Program orientasi sering juga disebut dengan induksi. Yakni memperkenalkan
para karyawan dengan peranan atau kedudukan mereka, dengan organisasi dan
dengan karyawan lain. Orientasi dilaksanakan karena semua pegawai baru
membutuhkan waktu untuk dapat menyesuaikan diri atau beradaptasi dengan
lingkungan kerjanya yang baru.
Tak ada format yang jelas tentang materi yang harus diberikan pada
program orientasi, namun mengacu pada Astra International dalam buku panduannya
menyebutkan bahwa program orientasi meliputi :
- Company yaitu memahami visi, misi, nilai inti, organisasi dan sistem manajemen yang digunakan.
- Customer & competitor dengan fokus materi pada pengenalan siapa pelanggan dan pesaing perusahaan.
- Customes & manners yaitu berisi kebiasaan dan peraturan tak tertulis.
- Teams dengan materi pengenalan karyawan dan pekerjaan / proses kerja di bagiannya.
- Company regulations yaitu pengenalan etika kerja, serta peraturan-peraturan perusahaan yang tertulis.
- Job yaitu pengenalan pekerjaan yang akan dilakukan.
- Facilities yaitu pengenalan tentang segala macam fasilitas perusahaan dalam rangka menunjang kerja.
Tujuan Orientasi
Pada umumnya, karyawan akan merasa sedikit waswas selama hari-hari pertama kerja. Setidaknya ada 3 alasan utama yang menyebabkan terjadinya kegugupan pada hari-hari pertama kerja (Meryl Reis Louis : 1980) antara lain :
a. Alasan pertama adalah bahwa setiap situasi baru yang melibatkan perubahan dan perbedaan dalam beberapa hal, akan menyebabkan karyawan baru harus menghadapi ketidakpastian.
b. Alasan kedua adalah harapan yang tidak realistis. Karyawan baru sering memiliki harapan tinggi yang tidak realistis tentang keuntungan yang akan diperolehnya dalam pekerjaan baru dan hal ini sering terbentur pada kenyataan bahwa yang akan mereka peroleh tidak seperti yang mereka harapakan semula.
c. Alasan ketiga adalah kejutan yang dapat mengakibatkan kecemasan. Kejutan dapat terjadi apabila harapan mengenai pekerjaan atau diri sendiri tidak terpenuhi.
Dalam sebuah studi yang dilaksanakan di Perusahaan Texas Instrument, para peneliti menemukan hal-hal berikut tentang pegawai baru :
• Hari-hari pertama di tempat kerja merupakan hari hari yang mencemaskan dan menganggu perasaan.
• Praktek-praktek “prabakti karyawan baru” oleh teman sekerja turut meningkatkan rasa cemas.
• Rasa cemas berangsur hilang dengan proses training
• Karyawan baru yang berhenti bekerja terutama disebabkan oleh rasa cemas ini.
• Karyawan baru enggan membicarakan masalah itu dengan supervisor mereka.
Orientasi karyawan bertujuan untuk memperkecil masalah-masalah seperti itu. Maksud dari upaya ini adalah memperkenalkan karyawan baru dengan perusahaan, membantu mereka untuk saling mengenal dan saling bekerjasama.
Sasaran-sasaran utama orientasi
Adalah mengulangi kecemasan awal yang dirasakan oleh semua pekerja
baru untuk memulai pekerjaan baru, untuk mengakrabkan karyawan baru dengan
pekerjaannya, unit kerjanya dan organisasi sebagai keseluruhan, dan agar
mempermudah peralihan dari luar ke dalam. Pada
dasarnya program orientasi bagi karyawan baru sangatlah mutlak diperlukan baik
ditinjau dari sudut kepentingan
perusahaan maupun karyawan itu sendiri yang tujuan pokoknya agar setiap karyawan baru:
- Dapat beradaptasi dan berinteraksi dengan kondisi lingkungan yang baru dimasuki
- Dapat memahami organisasi dan budaya perusahaan (visi, misi, nilai inti dan kegiatan operasionalnya),
- Mempunyai kesamaan pola (paradigma) pikir dan terakhir,
- Sebagai bekal sebelum yang bersangkutan bertugas di tempat kerjanya masing masingDessler (2003) menyampaikan bahwa program orientasi yang diberikan kepada karyawan baru saat mereka pertama kali masuk kerja setidaknya mempunyai tujuan antara lain:
- Untuk mengurangi biaya di mana orientasi diharapkan mampu membantu karyawan baru agar cepat incharge dalam pekerjaannya.
- Mengurangi kecemasan. Kebanyakan karyawan mengalami kecemasan ketika masuk ke dalam situasi kerja yang baru. Pengalaman menghadapi kecemasan ini berpengaruh padanya dalam mempelajari pekerjaannya. Orientasi membantu karyawan untuk mengatasi kecemasan tersebut dengan membantu karyawan dengan memberikan pedoman yang dibutuhkannya untuk dapat bekerja dengan baik.
- Mengurangi turn over karyawan. Karyawan pindah kerja karena merasa tidak dihargai atau merasa tidak berada pada posisi yang tepat pada pekerjaannya. Program orientasi menunjukkan bahwa perusahaan menghargai karyawannya dan membantu menyediakan alat / fasilitas yang dibutuhkan untuk dapat sukses dalam pekerjaannya.
- Menghemat waktu untuk supervisi. Program orientasi karyawan baru membantu karyawan untuk cepat memahami pekerjaannya sehingga bisa langsung incharge dalam kerjanya. Supervisi atau atasannya tidak perlu menyediakan waktu yang lama untuk melakukan mentoring agar mereka dapat bekerja sesuai harapan.
- Membangun harapan yang positif terhadap pekerjaannya, sikap yang positif dan kepuasan kerja. Sangatlah penting bahwa para karyawan belajar sesegera mungkin apa yang menjadi harapannya, apa yang diharapkan padanya, selain belajar tentang nilai dan sikap yang ada dalam organisasi. Jenis orientasi yang diberikan kepada karyawan baru ada dua macamnya yaitu orientasi organisasi dimana orientasi dimaksudkan untuk memberitahu karyawan mengenai tujuan, riwayat, filosofi, prosedur dan pengaturan organisasi tersebut, serta orientasi unit kerja yang dimaksudkan untuk mengakrabkan karyawan itu dengan sasaran unit kerja tersebut, memperjelas bagaimana pekerjaannya menyumbang pada sasaran unit itu dan mencakup perkenalan dengan rekan-rekan kerja barunya.
o
Hari-hari pertama di
tempat kerja merupakan hari hari yang mencemaskan dan menganggu perasaan.
o
Praktek-praktek
“prabakti karyawan baru” oleh teman sekerja turut meningkatkan rasa cemas.
o
Rasa cemas berangsur
hilang dengan proses training
o
Karyawan baru yang
berhenti bekerja terutama disebabkan oleh rasa cemas ini.
o
Karyawan baru enggan
membicarakan masalah itu dengan supervisor mereka.
Orientasi karyawan bertujuan untuk memperkecil masalah-masalah seperti itu. Maksud dari upaya ini adalah memperkenalkan karyawan baru dengan perusahaan, membantu mereka untuk saling mengenal dan saling bekerjasama.
Orientasi karyawan bertujuan untuk memperkecil masalah-masalah seperti itu. Maksud dari upaya ini adalah memperkenalkan karyawan baru dengan perusahaan, membantu mereka untuk saling mengenal dan saling bekerjasama.
Teknik-Teknik Orientasi
Ada beberapa jenis teknik orientasi antara lain :
a. Program orientasi dan sosialisasi
Program orientasi ini berawal dari perkenalan singkat secara informal sampai pada program-program formal dengan waktu yang lebih panjang. Dalam program formal, karyawan baru biasanya diberi buku pegangan atau bahan cetakan yang berisi jam kerja, peninjauan prestasi, cara pembayaan gaji, liburan dan penggunaan fasilitas serta pedoman dan peraturan perusahaan lainnya. Aktivitas ini biasanya dilakukan oleh supervisor si karyawan baru dan departemen personalia.
b. Peninjauan pekerjaan secara realistis
Aktivitas ini bertujuan untuk menunjukkan cakupan pekerjaan yang sebenarnya kepada calon karyawan. Cara ini efektif untuk memperkecil kejutan realitas. Schein mengemukakan bahwa salah satu masalah terbesar yang dihadapi calon karyawan dan pimpinan dalam tahap awal kepegawaian adalah hal-hal yang mencakup perolehan informasi yang akurat dari kedua belah pihak.
c. Pembinaan budaya organisasi
Budaya organisasi dapat diartikan sebagai sikap dan persepsi yang dimiliki karyawan pada umumnya dalam suatu perusahaan tempat mereka berkerja. Dengan kata lain para karyawan menangkap isyarat tentang perusahaan mereka misalnya sejauh mana mereka dinilai secara adil atau sejauh mana hubungan persahabatan yang diperlihatkan oleh pimpinan mereka.
d. Pereratan hubungan antar-karyawan
Cara lain untuk membantu proses sosialisasi karyawan baru adalah dengan mempererat hubungan antar mereka dan dengan teman kerja baru atau dengan para supervisor mereka, yang bertindak sebagai mentor. Sebagai contoh beberapa perusahaan mendukung adanya program- program formal. Seperti sistem sahabat dimana karyawan yang ditugasi sebagai mentor memberi training khusus dan bertindak sebagai pemandu bagi pendatang baru.
e. Informasi prestasi kerja
Sistem penilaian perusahaan juga memainkan perananan penting dalam proses sosialisasi. Catatan prestasi kerja secara formal dan informal dari supervisor yang disampaikan pada waktu yang tepat kepada karyawan baru dapat mengurangi tekanan akibat ketidakpastian karena “ tidak mengetahui prestasi yang dicapai”. Selain itu catatan tersebut dapat membantu karyawan baru untuk memutuskan cara melaksanakan pekerjaan di masa mendatang. Sebagai contoh, penilaian sebelumnya dapat digunakan sebagai upaya “penalaran” untuk memperbaiki persepsi yang keliru.
KEUNTUNGAN DAN KELEMAHAN ORIENTASI SECARA UMUM
KEUNTUNGAN ORIENTASI
Usaha-usaha orientasi yang efektif juga berkontribusi terhadap keberhasilan jangka pendek dan jangka panjang. Praktik SDM sebagai berikut mengandung saran-saran mengenai bagaimana membuat orientasi karyawan lebih efektif. Beberapa studi penelitian dan survei atas pemberi kerja melaporkan bahwa sosialisasi dari karyawan-karyawan baru dan komitmen awal merka pada perusahaan secara positif dipengaruhi oleh orientasi. Sosialisasi ini meningkatkan “kecocokan antara orang-organisasi”, yang juga menguatkan pandangan- pandangan positif terhadap pekerjaan, rekan kerja, dan organisasi, para pemberi kerja telah menemukan nilai dari orientasi bahwa tingkat retensi karyawan akan lebih tinggi jika karyawan-karyawan baru menerima orientasi yang efektif. Bentuk pelatihan ini juga berkontribusi pada kinerja organisasional secara keseluruhan ketika para karyawan lebih cepat merasa sebagai bagian dari organisasi dan dapat mulai berkontribusi dalam usaha-usaha kerja organisasional.
Satu cara untuk mengembangkan efisiensi dari orientasi adalah melalui penggunaan orientasi elektronik. Sejumlah pemberi kerja menempatkan informasi orientasi karyawan umum pada intranet atau situs Web perusahaan. Para karyawan baru dapat masuk ke dalam sistem dan mendapatkan banyak materi umum mengenai sejarah perusahaan, struktur, produk dan jasa, pernyataan misi, dan informasi latar belakang lainnya, dan tidak harus duduk di ruang kelas dimana informasi tersebut disampaikan secara pribadi atau dengan video. Kemudian, pertanyaan dan soal yang lebih spesifik dapat ditangani oleh staf SDM dan lainnya setelah para karyawan meninjau informasi-informasi berbasis Web tersebut. Sayangnya banyak sesi orientasi karyawan baru dirasakan sebagai hal yang membosankan, tidak relevan, dan pemborosan waktu oleh karyawan, supervisor, dan manajer departemen mereka.
Orientasi karyawan baru yang efektif membutuhkan perencanaan dan persiapan. Sayangnya orientasi seringkali dilakukan secara serampangan,. Untuk membuat orientasi lebih efektif, saran-saran berikut mungkin dapat berguna:
a) Persiapkan untuk karyawan-karyawan baru: karyawan baru harus merasa bahwa mereka merupakan bagian dari dan penting untuk organisasi. Supervisor dan unit SDM harus siap untuk memberikan persepsi ini kepada setiap karyawan baru. Lebih jauh, para rekan kerja harus siap untuk menerima kehadiran seorang karyawan baru. Manajer dan supervisor harus mendiskusikan tujuan dari perekrutan pekerja baru tersebut dengan semua karyawan yang ada sebtlum kehadiran pekerja baru.
b) Pertimbangkan penggunaan pembimbing “teman baik”: beberapa organisasi menggunakan rekan kerja untuk berperan sebagai teman baik atau pembimbing sebagai bagian dari orientasi karyawan baru. Khususnya berguna untuk melibatkan individu-individu yang lebih berpengalaman dan berkinerja lebih tinggi yang dapat berperan sebagai teladan untuk karyawan baru.
c) Gunakan sebuah daftar periksa (checklist) orientasi: sebuah daftar periksa orientasi dapat digunakan oleh staf departemen SDM, supervisor karyawan baru, atau keduanya untuk menyediakan informasi yang perlu diketahui oleh karyawan baru. Banyak pemberi kerja mengharuskan para karyawan baru menandatangani daftar periksa tersebut untuk menyatakan bahwa mereka telah diberitahu mengenai aturan dan prosedur yang bersangkutan.
d) Sediakan informasi yuang dibutuhkan: adalah penting untuk memberi informasi kepada karyawan mengenai kebijakan, aturan kerja, dan tunjangan dari perusahaan. Kebijakan-kebijakan mengenai cuti sakit, keterlambatan, ketidakhadiran, liburan, tunjangan, hal-hal mengenai rumah sakit, parkir dan aturan-aturan keselamatan harus diketahui oleh setiap karyawan baru. Supervisor atau manajer karyawan juga harus mendeskripsikan rutinitas dari hari kerja normal untuk karyawan pada pagi pertama.
e) Sampaikan informasi orientasi secara efektif: Para manajer dan staf SDM harus menentukan cara yang paling sesuai untuk menyampaikan informasi orientasi.para karyawan akan mengingat lebih banyak informasi orientasi tersebut jika disampaikan dalam cara yang mendorong untuk belajar. Disamping video, film, slide, dan grafik-grafik, orientasi yang dilakukan sendiri yang disediakan dalam bentuk elektronik dapat juga digunakan.
f) Hindari terlalu banyak informasi: satu kesalahan umum dari program orientasi adalah terlalu banyak informasi. Para pekerja baru yang diberi terlalu banyak melewatkan detail-detail penting atau tidak dapat mengingat dengan jelas sebagian besar informasi tersebut.
g) Evaluasi dan tindak lanjut: seorang staf atau manajer SDM dapat mengevaluasi efektivitas dari orientasi dengan melakukan wawancara tindak lanjut kepada para karyawan baru beberapa minggu atau bulan setelah orientasi. Kuesioner karyawan juga dapat digunakan. Sayangnya, tampaknya sebagian besar pemberi kerja hanya melakukan evaluasi yang terbatas mengenai efektivitas orientasi atau bahkan tidak sama sekali.
Apabila proses orientasi tidak berlangsung seperti yang diharapkan, dapat menimbulkan perasaan cemas yang dapat mengakibatkan semakin meningginya pengunduran personalia baru. Sebaliknya apabila proses orientasi berlangsung dengan baik, personalia baru akan merasa bahwa dirinya adalah bagian dari organisasi, merasa diterima, sehingga dapat memotivasi personalia baru lainnya untuk beradaptasi.
KELEMAHAN ORIENTASI
Kelemahan umum dari program orientasi adalah pada level supervisor. Walaupun bagian kepegawaian telah merancang program orientasi secara efeketif dan juga melatih para supervisor tentang cara bagaimana melakukan orientasi pada bidangnya, namun seringkali mengalami kegagalan.
Untuk dapat menghindarkan kesalahan umum yang dilakukan oleh para supervisor, sebaiknya bagian kepegawaian menyediakan satu pedoman yang berisikan tentang apa-apa yang seharusnya dilakukan oleh supervisor dalam program orientasi tersebut. Cara lain yang dapat dilakukan adalah buddy system. Yaitu dengan menetapkan satu orang pekerja yang telah berpengalaman dan meminta kepadanya mengajak pegawai baru tersebut.
HAL-HAL YANG DIPERHATIKAN DAN HAL-HAL YANG DIHINDARI DALAM ORIENTASI
Hal yang perlu diperhatikan dalam proses orientasi menurut Simamora (2001 :340) yaitu:
1. Orientasi haruslah bermula dengan jenis informasi yang relevan dan segera untuk dilanjutkan dengan kebijakan-kebijakan yang lebih umum tentang organisasi. Orientasi haruslah berlangsung dalam kecepatan yang membuat karyawan baru tetap merasa nyaman.
2. Bagian paling signifikan adalah sisi manusianya, memberikan pengetahuan kepada karyawan baru tentang seperti apa para penyelia dan rekan kerjanya, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai standar kerja yang efektif, dan mendorong mereka mencari bantuan dan saran ketika dibutuhkan
3. Karyawan-karyawan baru sepatutnya didorong dan diarahkan dalam lingkungannya oleh karyawan atau penyelia yang berpengalaman sehingga dapat menjawab semua pertanyaan dan dapat segera dihubungi selama periode induksi
4. Karyawan baru hendaknya secara perlahan diperkenalkan dengan rekan kerja mereka
5. Karyawan baru hendaknya diberikan waktu yang cukup untuk mandiri sebelum tuntutan pekerjaan mereka meningkat
Hal-hal yang perlu dihindari dalam orientasi antara lain:
1. Penekanan pada kertas kerja
Karyawan baru biasanya hanya diberikan sambutan sepintas lalu mengisis formulir yang dibutuhkan oleh HRD kemudian diserahkan langsung kepada penyelia, hal ini dapat mengakibatkan mereka tidak sebagai bagian dari perusahaan
2. Tinjauan yang kurang lengkap mengenai dasar-dasar pekerjaan
Suatu orientasi yang cepat dan dangkal dan langsung ditempatkan pada pekerjaan. Hal ini dapat menyebabkan stres.
3. Tugas pertama karyawan baru yang tidak signifikan
Yaitu pekerjaan yang sanagt mendasar dan sangat mudah, hal ini dapat mengakibatkan pegawai baru merasa bukan bagian yang penting dalam organisasi.
4. Memberikan informasi yang terlalu cepat
Proses orientasi yang terlalu banyak dan penyampaian yang terlalu cepat dapat mengakibatkan karyawan baru mati lemas.
Menurut Simamora (2001:336) terdapat tiga permasalahan khusus yang dihadapi oleh karyawan baru :
1) Masalah-masalah dalam memasuki suatu kelompok.
Di dalam suatu perusahaan atau organisasi, disadari atau tidak terdapat pengelompokan-pengelompokan tertentu yang muncul karena berbagai sebab. Salah satu penyebbnya adalag kondisi perusahaan yang terdiri dai unit-unit kerja baik secara vertikal maupun horizontal. Hal di atas akan menimbulkan beberapa pertanyaan di benak para pegawai baru. Yaitu mengenai apakah dirinya diterima dan disukai di dalam kelompok, apakah ia merasa aman yaitu terbebas dari gangguan fisik dan psikologis. Apabila permasalahan diatas tidak diselesaikan secepat mungkin dapat memungkinkan terjadinya pemberhentian awal.
2) Harapan yang naif
Sebagian besar karyawan baru mempunyai harapan yang terlalu tinggi kepada perusahaan.Apabila harapan itu tidak menjadi kenyataan dapat menimbulkan kurangnya motivasi dalam bekerja. Untuk itulah dalam proses orientasi perlu dijelaskan kapada mereka kenyataan yang terjadi di dalam perusahaan.
3) Lingkungan pekerjaan yang pertama
Akan timbul pikiran di benak karyawan baru mengenai apakah lingkungan kerja yang baru mendukung atau akan menghambatnya, dapatkah rekan-rekan di lingkungan kerja membantunya bersosialisasi. Untuk membantu karyawan mendapat kesan yang positif diperlukan proses orientasi yang mendukung.
TAHAP ORIENTASI
A. BEBERAPA TAHAP ORIENTASI YANG PENTING DILAKUKAN
1. Perkenalan
Memperkenalkan pegawai baru, mulai dari unit kerjanya sendiri sampai unit kerja besarnya dan sampai unit-unit kerja terkait lainnya, akan memberikan ketenangan dan kenyamanan si pegawai, karena dia merasa diterima di lingkungannya dan hal tersebut akan mempermudah dia untuk bertanya jika ada hal-hal yang kurang jelas, bahkan dapat membina kerja sama dengan yang lain dalam rangka menjalankan tugasnya.
2. Penjelasan Tujuan Perusahaan
Dengan menjelaskan profil perusahaan secara lengkap seperti visi, misi, nilai-nilai, budaya perusahaan dan struktur organisasi, akan membuat pegawai baru lebih mengenal perusahaan tersebut, sehingga akan membangkitkan motivasi dan kemampuan dia untuk mendukung tujuan perusahaan.
3. Sosialisasi Kebijakan
Perlu adanya sosialisasi tentang kebijakan perusahaan yang berlaku, mulai dari kebijakan baik yang terkait dengan Sumber Daya Manusia seperti Reward, Career, Training, Hubungan Kepegawaian, Penilaian Pegawai, sampai Termination, juga yang terkait dengan unit kerja tempat dia bekerja, demikian juga tentang kode etik dan peraturan perusahaan. Dengan demikian akan memperjelas hal-hal yang perlu ditaati dan dijalankan dalam memperlancar tugas kerjanya.
4. Jalur Komunikasi
Membuka jalur komunikasi akan mempermudah pegawai baru menyampaikan aspirasinya maupun pertanyaan-pertanyaannya. Untuk itu perlu dibukanya ruang komunikasi bagi pegawai baru, baik melalui komunikasi rutin melalui tatap muka seperti meeting rutin, friday session dll, juga dibukanya jalur media komunikasi seperti email maupun telephone.
5. Proses Monitoring
Tentunya pada awal bekerja, si pegawai baru sudah disosialisasikan target kerja yang harus dicapai. Perlu adanya monitor rutin akan hasil kerjanya, sehingga akan membantu pegawai tersebut lebih lagi meningkatkan kinerjanya. Jika ada kekurangan, maka dapat disampaikan hal-hal yang perlu dia lakukan untuk mengatasi kekurangan tersebut. Demikian juga jika ternyata pegawai tersebut berhasil mencapai target yang lebih, maka dapat ditingkatkan lagi target kerjanya.
Dengan adanya orientasi pegawai baru tersebut diharapkan dapat membantu pegawai dapat bekerja dengan baik, yang dapat meningkatkan produktivitas kerjanya, yang pada akhirnya akan mendukung pencapaian tujuan perusahaan.
BAHAN ORIENTASI KARYAWAN BARU
Training untuk pengenalan profil Perusahaan
a. Sejarah Perusahaan
b. Norma & tradisi Perusahaan
c. Kebijakan perusahaan
d. Deskripsi produk dan jasa yang dihasilkan
e. Struktur, Otoritas & Tanggung Jawab
f. Standar Operation Procedure perusahaan dan bagian tertentu yang relevan
g. Iklim kerja termasuk hubungan dengan sesama karyawan & atasan
Peraturan Perusahaan dan hal-hal penting lainnya:
a. Disiplin & tata tertib
b. Prosedur penggajian
c. Transportasi dari dan ke perusahaan
d. Jam masuk & pulang kantor
Pengurusan hak-hak dan fasilitas karyawan yang mesti diberikan
a. Gaji
b. Pakaian seragam kerja
c. Tempat & ruang kerja dan peralatannya
d. Pemeliharaan Kesehatan
e. Fasilitas jabatan
KEBUTUHAN DALAM ORIENTASI
Program orientasi diselenggarakan untuk memenuhi berbagai kebutuhan guna menghadapi masalah-masalah tersebut agar dapat terhindarkan. Adapun tiga kebutuhan tersebut adalah
1. Program orientasi harus mampu membantu pekerja baru untuk mengetahui dan memahami standar pekerjaan, harapan perusahaan pada dirinya, norma-norma dan tradisi yang dihormati dan berlaku di perusahaan dan kebijaksanaan perusahaan.
2. Program orientasi harus mampu membantu pekerja baru untuk memahami dan bersedia melaksanakan perilaku sosial yang mewarnai kehidupan organisasi sehari-hari.
3. Program orientasi harus mampu membantu pekerja baru untuk mengetahui dan memahami berbagaia aspek teknis pekerjaan agar mampu melaksanakan tugasnya secara efektif, efisien dan produktif.
Program orientasi pada dasarnya bertujuan untuk menghilangkan atau mengurangi kendala-kendala yang dapat menghambat usaha mendayagunakan kemampuan tenaga kerja baru secara optimal dalam memberikan kontribusi bagi pencapaian tujuan perusahaan. Sehubungan dengan itu, program orientasi dapat dilakukan dalam tiga bentuk / tingkat penyelenggaraan.
1. Orientasi Umum (dilakukan oleh HRD)
2. Orientasi Khusus (dilakukan oleh penyelia / manager)
3. Orientasi Lanjutan (dilakukan oleh HRD dan penyelia)
PENEMPATAN KERJA
Kebutuhan penempatan staf dapat dipenuhi melalui dua cara, yaitu: menyewa dari pihak luar perusahaan dan penugasan kembali karyawan yang ada atau disebut sebagai penempatan dari dalam.
PENGERTIAN PENEMPATAN
Penempatan merupakan penugasan kembali dari seorang karyawan pada sebuah pekerjaan baru. Kebanyakan keputusan penempatan dibuat oleh manajer lini. Biasanya penyelia karyawan dalam konsultasi dengan tingkat manajer lini yang lebih tinggi memutuskan penempatan masa depan untuk setiap karyawan. Peranan departemen SDM adalah memberi pendapat pada manajer lini tentang kebijakan perusahaan dan menyediakan bimbingan kepada para karyawan.
Yang selalu menjadi perhatian adalah kesiapan mereka yang akan ditempatkan baik dari sisi kemampuan beradaptasi maupun mengetahui apa yang harus dilakukan dengan jenis pekerjaan yang baru diterimanya. Selain itu kesiapan unit yang akan menerima karyawan baru dari unit lainnya juga dinilai penting. Karena itu sebaiknya setiap karyawan unit harus siap untuk menerima karyawan baru tanpa harus apriori terhadap masalah personaliti karyawan baru bersangkutan.
Kebutuhan penempatan karyawan (manajemen dan non-manajemen) dipenuhi melalui dua cara, yaitu menyewa dari pihak luar perusahaan (rekrutmen eksternal) dan penugasan kembali karyawan yang ada atau disebut sebagai penempatan dari dalam (rekrutmen internal). Sering terjadi penugasan kembali karyawan yang ada untuk menempati posisi barunya tanpa melalui program orientasi. Dengan anggapan bahwa para karyawan berpengalaman ini telah mengetahui semua yang mereka butuhkan tentang perusahaan. Selain itu diasumsikan mereka sudah mengetahui anatomi perusahaan dan permasalahannya. Karyawan yang disebut berpengalaman tersebut mungkin hanya mengetahui dengan baik tentang rencana perusahaan, struktur, manfaat karyawan, dan beberapa kepentingan umum lainnya. Akan tetapi, karyawan yang dialihkan bisa jadi memiliki banyak persoalan antarpersonal dan hubungan pekerjaan.
Dalam kondisi kendala-kendala tertentu, tiga hal pokok keputusan penempatan karyawan baru adalah antara lain dalam rangka promosi, pengalihan, dan penurunan pangkat. Tiap keputusan seharusnya dilekatkan dengan orientasi dan tindak lanjut apakah penempatan disebabkan oleh penurunan jumlah karyawan, penggabungan (merger), akuisisi, atau perubahan internal dari kebutuhan penempatan staf. Hal ini penting dalam rangka jastifikasi penerapan fungsi koordinasi dengan adanya karyawan baru.
Tujuan penempatan pegawai adalah untuk menempatkan orang yang tepat dan jabatan yang sesuai dengan minat dan kemampuannya, sehingga sumber daya manusia yang ada menjadi produktif. Hal ini sesuai dengan pendapat Memoria (1986), penempatan pegawai mengandung arti pemberian tugas tertentu kepada pekerja agar ia mempunyai kedudukan yang paling baik dan paling sesuai dengan didasarkan pada rekruitmen, kualifikasi pegawai dan kebutuhan pribadi.
Penempatan yang tepat merupakan cara untuk mengoptimalkan kemampuan, keterampilan menuju prestasi kerja bagi karyawan itu sendiri. Hal ini merupakan bagian dari proses pengembangan karyawan (employer development) dengan demikian pelaksanaanya harus memperhatikan prinsip efesiensi (kesesuaian antara keahlian yang dipersyaratkan dengan dimiliki oleh karyawan) sebagaimana yang ditulis oleh Milkovich dan Boudreau (1994) sebagai berikut : oleh karena penempatan karyawan dari dalam dan orientasi / pelatihan karyawan dipusatkan pada pengembangan karyawan yang ada secara ajeg, mereka harus memelihara keseimbangan antara perhatian organisasi terhadap efesiensi (kesesuaian optimal antara skill dan tututan) dengan keadilan (mempersepsi bahwa kegiatan tersebut adalah adi, sah dan memberikan kesempatan merata).
Hal-hal yang terkait dalam penempatan meliputi sejarah, visi, misi, sasaran dan tujuan perusahaan, struktur organisasi, produk/jasa perusahaan, fasilitas-fasilitas dalam perusahaan, peraturan, tata tertib dan kebijakan perusahaan, buku pedoman karyawan (bila ada), prosedur K3, dan lain sebainya.
Faktor Faktor yang Mempengaruhi Penempatan Karyawan
a) Pertumbuhan Perusahaan
Pertumbuhan bisnis menyebabkan terjadinya pengisian posisi pekerjaan baru, baik melalui promosi karyawan yang sudah ada atau yang baru sama sekali. Adanya pengaruh ekspansi bisnis yang mampu mencipatakan posisi pekerjaan baru.
b) Reorganisasi
Sebuah restrukturisasi dari perusahaan akan menghasilkan jenis yang beragm dalam hal kegiatan – kegiatan personal, misalnya jika terjadi merger dan reorganisasi perusahaan. Pembelian /penjualan perusahaan merger dengan perusahaan lain akan mempengaruhi aktivitas departemen SDM, seperti rancangan pekerjaan, kompensasi, manfaat, hubungan pekerja, dan program pensiun dini. Hal ini akan mempengaruhi keputusan penempatan karyawan.
c) Kecenderungan Ekonomi Umum
Satu konsekuensi dari pengaruh menurunnya pertumbuhan ekonomi adalah secara signifikan akan menurunkan ketersediaan pekerjaan, baik bagi mereka/karyawan yang permanen dan temporer serta sekaligus bagi pencari kerja. Resesi ekonomi akan mengakibatkan terjadinya pengangguran besar-besaran. Sebaliknya, jika kondisi ekonomi membaik maka departemen SDM akan proaktif melakukan kegiatannya, seperti promosi, rekrutmen dan seleksi karyawan baru.
d) Atrisi
Atrisi merupakan pengurangan karyawan yang disebabkan terjadinya terminasi, pengunduran diri, pengalihan keluar dari unit bisnis, dan meninggal. Secara khusus program pensiun dini telah meningkat selama terjadinya penurunan aktivitas usaha dan kelambanan aktivitas ekonomi, sehingga karyawan berada pada posisi tertekan dan terjadi pemangkasan kelebihan karyawan (rasionalisai).
Promosi
Sebuah promosi terjadi jika seorang karyawan dipindahkan dari satu pekerjaan ke posisi lain yang lebih tinggi baik dalam hal pembayaran gaji, tanggung jawab, dan tngkat status keorganisasiannya. Promosi memiliki manfaat, baik bagi perusahaan maupun karyawan, yaitu:
a. Promosi dapat memungkinkan perusahaan memanfaatkan kemampuan karyawan untuk memperluas usahanya.
b. Promosi dapat mendorong tercapainya kinerja karyawan yang baik
c. Terdapat korelasi signifikan antara kesempatan untuk kenaikan pangkat dan tingkat kepuasan kerja.
Ada dua pendekatan yang digunakan dalam merekrut karyawan, yaitu:
1. Pendekatan Tertutup
Pendekatan yang lebih umum adalah pendekatan tertutup yang menempatkan unsur tanggung jawab untuk mengidentifikasi karyawan yang dapat dipromosikan. Penyelia harus memiliki catatan tentang kandidat, dan mencari informasi tentang kandidat di departemen lain yang memiliki kualifikasi tertentu.
2. Pendekatan Terbuka
Digunakan bagi karyawan yang paling berkualifikasi dan diumumkan lewat papan pengumuman dan buletin. Jadi semua karyawan yang beminatdan merasa kualifikasinya terpenuhi bebas untuk melamar. Dilihat dari sisi filosofi dengan sistem terbuka perusahaan telah bertindak secara transparan, adil, dan tidak diskriminatif.
Dalam praktiknya, kedua sistem promosi diatas biasanya didasarkan pada dua aspek, yaitu:
a. Promosi berdasarkan Merit
Terjadi ketika seseorang karyawan dipromosikan karena kinerja yang luar biasa dalam pekerjannya.
b. Promosi berdasarkan Senioritas
Dalam beberapa situasi tertentu, karyawan yang paling senior memperoleh promosi. Senior dalam hal ini berarti karyawan yang memiliki masa kerja terlama dalam perusahaan. Dalam serikat pekerja sering mencari promosi jenis ini untuk mencegah karyawan dari diskriminasi diantara anggota serikat pekerja.
Pengalihan
Pengalihan terjadi manakala seorang karyawan dipindahkan dari satu pekerjaan ke posisi lain yang relatif pembayaran gajinya sama, begitu pula tanggung jawabnya dan tingkat dalam struktur organisasinya. Pengalihan sangat bermanfaat bagi pemegang jabatan, karena pengalamannya dapat dialihkan kepada seseorang dengan ketrampilan baru dan perspektif berbeda yang membuat orang itu menjadi pekerja dan kandidat yang lebih baik untuk dipromosikan di masa depan. Pengalihan ini dapat memperbaiki motivasi dan kepuasan individual.
Penurunan Pangkat
Penurunan pangkat dapat pula dikatakan sebagai penugasan dari seorang karyawan ke posisi pekerjaan yang lebih rendah dengan gaji/upah yang lebih kecil serta kualifikasi ketrampilan dan tanggung jawab yang lebih rendah. Ada lima alasan mengapa penurunan pangkat terjadi, yaitu:
1. promosi yang gagal
2. ketidak mampuan melaksankan pekerjaan yang ditugaskan kepada karyawn bersangkutan
3. kapasitas karyawan yang kurang (kedisiplinan, absensi)
4. pengurangan kapasitas perusahaan (merger, reorganisasi)
5. kesukarelaan yang diminta oleh pengusaha berdasarkan motif/alasan personal.
Program Penempatan Kerja / Lowongan Pekerjaan
Perusahaan menginformasikan para karyawan adanya kualifikasi dan pembukaan kesempatan kerja yang belum terisi. Pengumuman penempatan kerja mengundang karyawan/orang yang berkualifikasi untuk melamar. Maksud dari program ini adalah mendorong karyawan untuk mencari promosi dan pengalihan kerja yang membantu departemen SDM mengisi posisi dari dalam dan memenuhi tujuan personal karyawan. Semakin tinggi tingkat pekerjaan yang ditempatkan, membantu perusahaan memenuhi rencana kegiatan yang telah disepakati dan menjadi sebuah kesempatan yang adil bagi karyawan. Apabila tingkat pekerjaan lebih rendah terisi tanpa diketahui, para karyawan yakin mereka diizinkan melamar melalui program tersebut. Oleh karena itu, departemen SDM dalam membuat aturan program penempatan pekerjaan penting untuk diketahui seluruh karyawan dan ditindaklanjuti secara taat asas.
KESIMPULAN
Pada umumnya, karyawan akan merasa sedikit waswas selama hari-hari pertama kerja. Setidaknya ada 3 alasan utama yang menyebabkan terjadinya kegugupan pada hari-hari pertama kerja (Meryl Reis Louis : 1980) antara lain :
a. Alasan pertama adalah bahwa setiap situasi baru yang melibatkan perubahan dan perbedaan dalam beberapa hal, akan menyebabkan karyawan baru harus menghadapi ketidakpastian.
b. Alasan kedua adalah harapan yang tidak realistis.
c. Alasan ketiga adalah kejutan yang dapat mengakibatkan kecemasan.
Ada beberapa jenis teknik orientasi antara lain :
a. Program orientasi dan sosialisasi
b. Peninjauan pekerjaan secara realistis
c. Pembinaan budaya organisasi
d. Pereratan hubungan antar-karyawan
e. Informasi prestasi kerja.
Penempatan merupakan penugasan kembali dari seorang karyawan pada sebuah pekerjaan baru. Kebanyakan keputusan penempatan dibuat oleh manajer lini. Biasanya penyelia karyawan dalam konsultasi dengan tingkat manajer lini yang lebih tinggi memutuskan penempatan masa depan untuk setiap karyawan. Peranan departemen SDM adalah memberi pendapat pada manajer lini tentang kebijakan perusahaan dan menyediakan bimbingan kepada para karyawan.
Program orientasi karyawan baru adalah program yang bertujuan memperkenalkan tentang kehidupan sosial, budaya, dan lingkungan kerja di sekitar tempat kerja.
Program Orientasi Karyawan Baru bertujuan untuk :
a. Menyiapkan mental bagi karyawan baru dalam menghadapi peralihan suasana dari lingkungan pendidikan ke dunia kerja yang nyata
b. Menghilangkan hambatan psikologis dalam memasuki kelompok yang baru
c. Mengenal secara singkat lingkungan pekerjaan yang baru
Manfaat Orientasi
a. Mengurangi perasaan diasingkan, kecemasan, dan kebimbangan pegawai.
b. Dalam waktu yang singkat dapat merasa menjadi bagian dari organisasi.
c. Hasil lain untuk pegawai yang baru diorientasikan adalah
a. Cukup baik
b. Tingkat ketergantungannya kecil
c. Kecenderungan untuk keluar juga kecil
d. Selanjutnya, program orientasi juga akan mempercepat proses sosialisasi Keunggulan orientasi
Pada umumnya, karyawan akan merasa sedikit waswas selama hari-hari pertama kerja. Setidaknya ada 3 alasan utama yang menyebabkan terjadinya kegugupan pada hari-hari pertama kerja (Meryl Reis Louis : 1980) antara lain :
a. Alasan pertama adalah bahwa setiap situasi baru yang melibatkan perubahan dan perbedaan dalam beberapa hal, akan menyebabkan karyawan baru harus menghadapi ketidakpastian.
b. Alasan kedua adalah harapan yang tidak realistis.
c. Alasan ketiga adalah kejutan yang dapat mengakibatkan kecemasan.
Ada beberapa jenis teknik orientasi antara lain :
a. Program orientasi dan sosialisasi
b. Peninjauan pekerjaan secara realistis
c. Pembinaan budaya organisasi
d. Pereratan hubungan antar-karyawan
e. Informasi prestasi kerja.
Penempatan merupakan penugasan kembali dari seorang karyawan pada sebuah pekerjaan baru. Kebanyakan keputusan penempatan dibuat oleh manajer lini. Biasanya penyelia karyawan dalam konsultasi dengan tingkat manajer lini yang lebih tinggi memutuskan penempatan masa depan untuk setiap karyawan. Peranan departemen SDM adalah memberi pendapat pada manajer lini tentang kebijakan perusahaan dan menyediakan bimbingan kepada para karyawan.
Program orientasi karyawan baru adalah program yang bertujuan memperkenalkan tentang kehidupan sosial, budaya, dan lingkungan kerja di sekitar tempat kerja.
Program Orientasi Karyawan Baru bertujuan untuk :
a. Menyiapkan mental bagi karyawan baru dalam menghadapi peralihan suasana dari lingkungan pendidikan ke dunia kerja yang nyata
b. Menghilangkan hambatan psikologis dalam memasuki kelompok yang baru
c. Mengenal secara singkat lingkungan pekerjaan yang baru
Manfaat Orientasi
a. Mengurangi perasaan diasingkan, kecemasan, dan kebimbangan pegawai.
b. Dalam waktu yang singkat dapat merasa menjadi bagian dari organisasi.
c. Hasil lain untuk pegawai yang baru diorientasikan adalah
a. Cukup baik
b. Tingkat ketergantungannya kecil
c. Kecenderungan untuk keluar juga kecil
d. Selanjutnya, program orientasi juga akan mempercepat proses sosialisasi Keunggulan orientasi
Usaha-usaha orientasi yang efektif juga berkontribusi terhadap keberhasilan jangka pendek dan jangka panjang. Praktik SDM sebagai berikut mengandung saran-saran mengenai bagaimana membuat orientasi karyawan lebih efektif. Beberapa studi penelitian dan survei atas pemberi kerja melaporkan bahwa sosialisasi dari karyawan-karyawan baru dan komitmen awal merka pada perusahaan secara positif dipengaruhi oleh orientasi. Sosialisasi ini meningkatkan “kecocokan antara orang-organisasi”, yang juga menguatkan pandangan- pandangan positif terhadap pekerjaan, rekan kerja, dan organisasi, para pemberi kerja telah menemukan nilai dari orientasi bahwa tingkat retensi karyawan akan lebih tinggi jika karyawan-karyawan baru menerima orientasi yang efektif. Bentuk pelatihan ini juga berkontribusi pada kinerja organisasional secara keseluruhan ketika para karyawan lebih cepat merasa sebagai bagian dari organisasi dan dapat mulai berkontribusi dalam usaha-usaha kerja organisasional.
Kelemahan umum dari program orientasi adalah pada level supervisor. Walaupun bagian kepegawaian telah merancang program orientasi secara efeketif dan juga melatih para supervisor tentang cara bagaimana melakukan orientasi pada bidangnya, namun seringkali mengalami kegagalan.
Program orientasi diselenggarakan untuk memenuhi berbagai kebutuhan guna menghadapi masalah-masalah tersebut agar dapat terhindarkan. Adapun tiga kebutuhan tersebut adalah
1. Program orientasi harus mampu membantu pekerja baru untuk mengetahui dan memahami standar pekerjaan, harapan perusahaan pada dirinya, norma-norma dan tradisi yang dihormati dan berlaku di perusahaan dan kebijaksanaan perusahaan.
2. Program orientasi harus mampu membantu pekerja baru untuk memahami dan bersedia melaksanakan perilaku sosial yang mewarnai kehidupan organisasi sehari-hari.
3. Program orientasi harus mampu membantu pekerja baru untuk mengetahui dan memahami berbagaia aspek teknis pekerjaan agar mampu melaksanakan tugasnya secara efektif, efisien dan produktif.
